ProEventuksessa kehittämistyö lähtee asiakkaidemme tarpeista ja toiveista. Olemme kehittäneet
Power BI* raportteja asiakkaiden tarpeisiin jo useamman vuoden ajan perustuen talous- ja CRM-järjestelmien dataan. Vastataksemme lisääntyneeseen kysyntään olemme kehittäneet tuoteperheeseen myös HR BI-raportteja palkkadatasta.

Toteutimme HR BI-raportin Mtech Digital Solutions Oy:lle yhteistyössä henkilöstöpäällikkö Tiia Aitavaaran kanssa. Kehittämisen keskiössä oli asiakkaan toiveet ja kokemukset. Hyvällä ja tiiviillä vuorovaikutuksella muovattiin organisaatiota palveleva kokonaisuus. ”HR:n johtaminen on parhaimmillaan yhdistelmä ihmisten kohtaamista, laadullista tietoa ja faktoihin perustuvaa analyysiä”, toteaa Aitavaara. ”Viime vuosina olemme panostaneet entistä enemmän siihen, että päätöksenteon taustalla oleva tieto on ajantasaista, helposti saavutettavaa ja läpinäkyvää.
Tässä työssä HR BI on osoittautunut erittäin arvokkaaksi työkaluksi.”

HR BI raportin avulla palkanlaskennan järjestelmän Mepcon, HR-datasta saa helposti kokonaiskäsityksen henkilöstöstä ja sen rakenteesta. Raporteilta pääsee porautumaan aina yksittäisen työntekijän palkkaperusteisiin saakka. Visuaaliset kuvaajat, taulukot ja kortit tuovat tiedot esiin selkeästi ja muuntautumiskykyisesti. Visualisoinneilla saadaan näkyväksi esimerkiksi henkilöstön vaihtuvuutta tai sairauspoissaolojen trendejä. Lisäksi Mepcon dataa pystytään rikastamaan muista tietolähteistä tuodulla tiedolla. Raportti voidaan asettaa päivittymään automaattisesti, jolloin raportin tiedot ovat reaaliaikaista. Raportin linkki voidaan tarvittaessa myös
upottaa organisaation intraan, josta käyttäjät pääsevät mutkattomasti siirtymään raportille.

”Arjen johtamisen tasolla HR BI auttaa meitä Mtechillä hahmottamaan henkilöstöresurssien kokonaiskuvaa. Seuraajasuunnittelua varten voimme tarkastella esimerkiksi eläköitymisten vaikutuksia sekä tiimien yksilöllisiä tilanteita. Samalla järjestelmä tarjoaa ajantasaista dataa terveyspoissaoloista, mikä antaa suuntaa työkykyyn liittyvistä ilmiöistä ja tuo faktoja työsuojelupalavereiden keskusteluihin. Koska tieto on kytketty suoraan palkkajärjestelmään, se on aina ajan tasalla ja luotettavaa. Tämä auttaa myös budjetoinnissa: kun tiimitason dataa voi tarkastella useamman vuoden ajalta, voidaan arvioida keskiarvoja ja suunnitella tulevaa huomattavasti aiempaa tarkemmin” kertoo Aitavaara.

Power BI:n etuna on myös joustavat käyttöoikeusmääritykset, joilla voidaan tietoturvallisesti rajata käyttöoikeuksia kunkin käyttäjän tarpeen mukaan. Arkaluontoisten henkilötietojen käsittelyssä tämä on äärimmäisen tärkeää. Käyttäjät voivat suodattaa ja tarkastella dataa eri näkökulmista (esim. kustannuspaikoittain, ajanjaksoittain, sukupuolen tai tehtävänimikkeen mukaan). Mtechillä HR BI on avattu ylimmän johdon käyttöön.

Raporttia voidaan hyödyntää myös palkkatasa-arvon tarkastelussa niin sukupuoli- kuin ikäjakaumien avulla. Esihenkilöt voivat lisäksi seurata raportin avulla työntekijöidensä tasavuosimerkkipäiviä ja eläköitymisiä vaivattomasti. Aitavaaran mukaan HR BI mahdollistaa aikaisempien vuosien tietojen tarkastelun ja kehityssuunnan arvioinnin. Vaikka Power BI ei ennusta tulevaisuutta, sen tarjoama kuva menneestä ja nykyhetkestä on niin vahva, että siihen voi luottaa päätösten pohjatietona. Tämä antaa meille mahdollisuuden valmistautua muutoksiin ja varmistaa, että henkilöstöstrategia tukee liiketoiminnan tavoitteita myös pitkällä aikavälillä.

”Mtechillä HR BI:stä on ollut merkittävää hyötyä myös uuden yrityskohtaisen työehtosopimuksen rakentamisessa. Kun TES:iin lisättiin uudet palkkatasot ja -ryhmät, saimme ne suoraan järjestelmän seurantaan. Nyt pystymme seuraamaan palkkayhdenvertaisuutta lain vaatimusten mukaisesti ja olemme valmiita auditointeihin olemassa olevan ja visuaalisesti selkeän materiaalin avulla. Tämä tuo varmuutta ja läpinäkyvyyttä sekä tukee koko organisaation oikeudenmukaista palkitsemista”, kertoo Aitavaara. ”HR raportoinnin kehittämisen on mahdollistanut tiivis yhteistyö ProEventuksen kanssa. Yhteistyössä olemme rakentaneet HR BI -alustan, kehittäneet TES-palkkajärjestelmän tiedon seurantaa ja luoneet palkkayhdenvertaisuus-dashboardin, joka palvelee sekä arjen johtamista, että strategisia tarpeita. Yhteistyö on ollut sujuvaa ja olemme saaneet toteutettua ratkaisuja, jotka tukevat juuri meidän tarpeitamme.

HR BI on meille ennen kaikkea työkalu, joka yhdistää ihmisistä välittämisen ja datan voiman. Kun tieto on kunnossa, voimme johtaa paremmin”, Aitavaara iloitsee.

Kiinnostuitko ratkaisusta? Otattehan yhteyttä ProEventuksen Mari Timoseen, niin keskustellaan, miten voimme tukea teidän HR-datanne visualisoinnissa ja analysoinnissa.

*Power BI on Microsoftin kehittämä tiedon visualisointiin ja analysointiin tarkoitettu työkalu, jolla dataa voidaan koota, esittää ja jakaa interaktiivisissa raporteissa. Dataa voidaan myös muokata ja rikastaa esimerkiksi mittareilla, joilla voidaan laskea erilaisia tunnuslukuja.